Room Manager
Zásady ochrany osobných údajov

1. Záznamy o ubytovacom zariadení a hosťoch

Room Manager ukladá do vášho zariadenia záznamy, ktoré vytvoríte: izby, pobyty a rezervácie, predbežné rezervácie, mená a telefónne čísla hostí, platby, zálohy, faktúry, výdavky, služby, vozidlá na prenájom (názov alebo evidenčné číslo, model, farba) a ich prenájmy, zmeny, mená zamestnancov s hashovanými kódmi PIN a údaje o podniku, ako je názov, adresa, telefón a daňové číslo. Pre tieto záznamy neprevádzkujeme žiadny systém účtov Room Manager, cloudovú databázu ani server.

Ak ich zadáte alebo naskenujete, záznamy o dokladoch totožnosti hostí môžu obsahovať:

• číslo dokladu, celé meno, dátum narodenia, pohlavie, adresu alebo miesto pôvodu, štátnu príslušnosť a dátum platnosti;
• nespracovaný text načítaný z QR kódu občianskeho preukazu alebo zo strojovo čitateľnej zóny (MRZ) cestovného pasu/občianskeho preukazu, uchovávaný na to, aby bolo možné polia neskôr znova načítať;
• fotografie prednej a zadnej strany občianskeho preukazu, cestovného pasu alebo vodičského preukazu;
• fotografie dokladov o zaplatení zálohy alebo o prevode pripojené k rezervácii.

Sami rozhodujete, aké údaje o hosťoch zadáte a kto má prístup k vášmu zariadeniu alebo zdieľaným záznamom. Zaznamenávajte iba údaje potrebné pre vaše podnikanie a s údajmi hostí zaobchádzajte v súlade s požiadavkami, ktoré sa vzťahujú na vaše ubytovacie zariadenie.

2. Ako sú záznamy uložené vo vašom zariadení

Aplikácia na vaše záznamy nepoužíva vlastné šifrovanie. Záznamy sú uložené v miestnom úložisku aplikácie a fotografie dokladov totožnosti a potvrdení sa ukladajú ako súbory JPG v priečinku dokumentov aplikácie. Aplikácia sa spolieha na ochranu poskytovanú operačným systémom vášho zariadenia, preto používajte kód zariadenia a kontrolujte, kto môže zariadenie odomknúť. Kódy PIN zamestnancov sa nikdy neukladajú v čitateľnej podobe; každý PIN je uložený ako hash SHA-256 so soľou.

V závislosti od nastavení zariadenia môže operačný systém zahrnúť údaje aplikácie do záloh zariadenia (napríklad do zálohy iCloud alebo zálohy zariadenia Android). Tieto zálohy spravujú spoločnosti Apple alebo Google podľa vlastných podmienok.

3. Fotoaparát, fotografie a skenovanie dokladov

Prístup k fotoaparátu je voliteľný a slúži na skenovanie QR kódu na občianskych preukazoch, čítanie zóny MRZ na cestovných pasoch a občianskych preukazoch a na fotografovanie dokladov a potvrdení. Prístup ku knižnici fotografií umožňuje vybrať logo podniku, fotografiu dokladu alebo fotografiu potvrdenia. Údaje môžete vždy namiesto toho zadať ručne.

Rozpoznávanie textu a QR kódov využíva Google ML Kit, ktorý beží v zariadení. Obrázky dokladov a ich obsah sa spracúvajú v zariadení a funkcia skenovania ich neodosiela nám ani spoločnosti Google. Google ML Kit však môže spoločnosti Google odosielať diagnostické údaje a údaje o výkone spolu so základnými informáciami o zariadení a aplikácii (napríklad model zariadenia, verzia operačného systému a identifikátor aplikácie) na účely údržby a zlepšovania SDK. Pozrite si informácie o údajoch Google ML Kit.

Upozornenia sú miestne pripomienky naplánované v zariadení. Povolenia pre fotoaparát, fotografie, upozornenia a miestnu sieť môžete zmeniť v nastaveniach zariadenia.

4. Exporty, zálohy a synchronizácia v miestnej sieti

Keď exportujete faktúru, prehľad, súbor CSV alebo zálohu, súbor sa odošle do umiestnenia alebo zdieľacej služby, ktorú zvolíte. Súbory záloh sú obyčajný, nešifrovaný JSON. Obsahujú vaše záznamy vrátane údajov z dokladov totožnosti hostí, údajov o podniku a hashovaných kódov PIN zamestnancov a tiež fotografie dokladov totožnosti (zakódované ako text base64), ak sa rozhodnete fotografie zahrnúť. Ktokoľvek, kto súbor zálohy získa, ho môže prečítať, preto súbory záloh ukladajte a zdieľajte iba na dôveryhodných miestach.

Voliteľná synchronizácia LAN (tarif Business) kopíruje všetky záznamy vrátane údajov z dokladov totožnosti hostí, fotografií dokladov a zoznamu zamestnancov medzi zariadeniami, ktoré spárujete v tej istej miestnej sieti. Keď je zdieľanie zapnuté, hostiteľské zariadenie prevádzkuje miestny server na portoch 48080 (HTTP) a 48082 (TLS). Aktuálne verzie aplikácie sa synchronizujú cez TLS vždy, keď ho hostiteľ ponúka; zariadenia so staršími verziami aplikácie sa môžu synchronizovať cez nešifrované HTTP. Hostiteľ odpovedá na požiadavky na vyhľadanie od ktoréhokoľvek zariadenia v miestnej sieti svojím názvom a technickými údajmi na párovanie, bez párovacieho kódu; záznamy sa zdieľajú iba so spárovanými zariadeniami. Predplatné Business na hostiteľskom zariadení odomyká funkcie Business pre spárované zariadenia zamestnancov. Synchronizáciu LAN používajte iba s dôveryhodnými zariadeniami a v súkromnej sieti Wi-Fi, nie vo verejnej sieti Wi-Fi ani v sieti pre hostí.

Kópie v iných zariadeniach, v exportovaných súboroch alebo v úložiskách tretích strán sa pri odstránení originálu neodstránia.

5. Reklama a diagnostické údaje

Bezplatná aplikácia používa Google AdMob. V závislosti od súhlasu, nastavení zariadenia a fungovania SDK môže Google spracúvať identifikátory zariadenia, IP adresy, interakcie s reklamami, údaje o interakcii s produktom a diagnostické údaje, ako sú informácie o zlyhaniach alebo výkone, na účely zobrazovania, merania a údržby reklám. IP adresa môže byť použitá na odvodenie približnej polohy. Toto je oddelené od vyššie opísaných záznamov o hosťoch a ubytovacom zariadení.

Ak je to relevantné, aplikácia najprv ponúkne možnosti súhlasu s reklamou a potom na iPhone a iPade žiadosť Apple App Tracking Transparency. Sledovanie môžete odmietnuť v iOS v Nastavenia → Súkromie a bezpečnosť → Sledovanie. Na opätovné nastavenie súhlasu s reklamou, ak je k dispozícii, použite Možnosti súkromia v nastaveniach aplikácie. Platené tarify odstraňujú reklamy, ako je opísané na obrazovke nákupu; pozretie voliteľného videa s odmenou skryje reklamný banner na jednu hodinu.

Pozrite si Pravidlá ochrany súkromia Google a informácie o ochrane súkromia Google AdMob.

6. Nákupy v aplikácii a predplatné

Platby spracúva Apple App Store na iPhone a iPade alebo Google Play na zariadeniach Android. Aplikácia používa informácie o nákupe a obnovení z obchodu, ako je zakúpený produkt a údaje o transakcii, na sprístupnenie príslušných funkcií. Na iPhone a iPade aplikácia v zariadení tiež číta vašu overenú históriu nákupov v App Store, aby overila nárok na darček Business ponúkaný skorším predplatiteľom Remove Ads. Údaje o vašej platobnej karte nedostávame. Nákupy a obnovenie vyžadujú pripojenie k internetu.

Predplatné môžete spravovať alebo zrušiť v nastaveniach Apple Account (iPhone/iPad) alebo v Google Play → Platby a predplatné → Predplatné (Android). Pozrite si Zásady ochrany osobných údajov Apple a Pravidlá ochrany súkromia Google.

7. Uchovávanie, odstraňovanie a podpora

Miestne záznamy zostávajú v zariadení, kým ich neodstránite. Nastavenia → Odstrániť izby a pobyty odstráni iba izby a pobyty; neodstráni výdavky, predbežné rezervácie, vozidlá a ich prenájmy, služby, zamestnancov ani súbory fotografií dokladov totožnosti. Pri používaní synchronizácie LAN sa toto odstránenie prejaví aj v spárovaných zariadeniach pri ich nasledujúcej synchronizácii. Jednotlivú fotografiu dokladu alebo potvrdenia môžete odstrániť zo záznamu, ku ktorému je pripojená, a ostatné záznamy môžete v aplikácii upraviť alebo odstrániť. Odinštalovaním aplikácie sa z daného zariadenia odstránia všetky jej miestne údaje.

Exportované súbory, zálohy, zálohy zariadenia a synchronizované kópie v iných zariadeniach je potrebné odstrániť samostatne. Odstránením aplikácie sa nezruší predplatné v App Store ani v Google Play.

Ak napíšete podpore, dostaneme kontaktné údaje a obsah, ktoré nám pošlete, a použijeme ich na vybavenie vašej požiadavky. Zo snímok obrazovky alebo príloh prosím odstráňte čísla dokladov totožnosti hostí, fotografie dokladov, platobné údaje a ďalšie nepotrebné osobné údaje a nikdy neposielajte súbor zálohy obsahujúci údaje hostí. Korešpondenciu s podporou uchovávame iba po dobu potrebnú na vybavenie požiadavky a na splnenie príslušných povinností týkajúcich sa vedenia záznamov.

8. Deti, zmeny a kontakt

Ide o obchodný nástroj na správu ubytovacích zariadení, nie o službu určenú deťom. Vedome nevyžadujeme osobné údaje detí. Zmeny týchto zásad budú zverejnené tu s aktualizovaným dátumom.

Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov alebo žiadosti o podporu: support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.