Room Manager
Politique de confidentialité

1. Données de l’établissement et des clients

Room Manager enregistre sur votre appareil les données que vous créez : chambres, séjours et réservations, réservations anticipées, noms et numéros de téléphone des clients, paiements, acomptes, factures, dépenses, services, véhicules de location (nom ou immatriculation, modèle, couleur) et locations, postes de travail (équipes), noms du personnel avec codes PIN hachés, ainsi que les informations de l’établissement telles que le nom, l’adresse, le téléphone et le numéro fiscal. Nous n’exploitons aucun système de comptes Room Manager, aucune base de données dans le cloud ni aucun serveur pour ces données.

Lorsque vous les saisissez ou les scannez, les données d’identité des clients peuvent comprendre :

• le numéro du document, le nom complet, la date de naissance, le sexe, l’adresse ou la ville d’origine, la nationalité et la date d’expiration ;
• le texte brut lu dans le code QR d’une carte d’identité ou dans la bande MRZ d’un passeport ou d’une carte d’identité, conservé afin que les champs puissent être relus ultérieurement ;
• des photos du recto et du verso d’une carte d’identité, d’un passeport ou d’un permis de conduire ;
• des photos de reçus d’acompte ou de virement jointes à une réservation.

Vous décidez des informations sur les clients que vous saisissez et des personnes pouvant accéder à votre appareil ou aux données partagées. N’enregistrez que les informations nécessaires à votre activité et traitez les informations des clients conformément aux exigences applicables à votre établissement.

2. Mode de stockage des données sur votre appareil

L’application n’ajoute pas son propre chiffrement à vos données. Les données sont conservées dans le stockage local de l’application, et les photos de pièces d’identité et de reçus sont enregistrées sous forme de fichiers JPG dans le dossier de documents de l’application. L’application s’appuie sur la protection offerte par le système d’exploitation de votre appareil ; utilisez donc un code d’accès et contrôlez qui peut déverrouiller l’appareil. Les codes PIN du personnel ne sont jamais stockés sous une forme lisible ; chaque code PIN est stocké sous forme de hachage SHA-256 avec un sel.

Selon les réglages de votre appareil, le système d’exploitation peut inclure les données de l’application dans les sauvegardes de l’appareil (par exemple, Sauvegarde iCloud ou la sauvegarde de l’appareil Android). Ces sauvegardes sont gérées par Apple ou Google selon leurs propres conditions.

3. Appareil photo, photos et numérisation de documents

L’accès à l’appareil photo est facultatif ; il sert à scanner le code QR des cartes d’identité, à lire la bande MRZ des passeports et cartes d’identité et à photographier des documents et des reçus. L’accès à la photothèque vous permet de choisir un logo d’établissement, une photo de document ou une photo de reçu. Vous pouvez toujours saisir les informations manuellement.

La reconnaissance de texte et de codes QR utilise Google ML Kit, qui s’exécute sur l’appareil. Les images de documents et leur contenu sont traités sur l’appareil et ne sont envoyés ni à nous ni à Google par la fonction de numérisation. Google ML Kit peut toutefois envoyer à Google des informations de diagnostic et de performance, accompagnées d’informations de base sur l’appareil et l’application (telles que le modèle de l’appareil, la version du système d’exploitation et l’identifiant de l’application), afin de maintenir et d’améliorer le SDK. Consultez la déclaration relative aux données de Google ML Kit.

Les notifications sont des rappels locaux programmés sur l’appareil. Vous pouvez modifier les autorisations d’appareil photo, de photos, de notifications et de réseau local dans les réglages de votre appareil.

4. Exports, sauvegardes et synchronisation sur le réseau local

Lorsque vous exportez une facture, un rapport, un fichier CSV ou une sauvegarde, le fichier est envoyé vers l’emplacement ou le service de partage que vous choisissez. Les fichiers de sauvegarde sont des fichiers JSON bruts, non chiffrés. Ils contiennent vos données, y compris les informations d’identité des clients, les informations de l’établissement et les codes PIN hachés du personnel, et ils contiennent également les photos de pièces d’identité (encodées en texte base64) si vous choisissez d’inclure les photos. Toute personne qui obtient un fichier de sauvegarde peut le lire ; ne stockez et ne partagez donc les fichiers de sauvegarde qu’à des endroits de confiance.

La synchronisation LAN facultative (forfait Business) copie toutes les données, y compris les informations d’identité des clients, les photos de pièces d’identité et la liste du personnel, entre les appareils que vous associez sur le même réseau local. Tant que le partage est activé, l’appareil hôte exécute un serveur local sur les ports 48080 (HTTP) et 48082 (TLS). Les versions actuelles de l’application se synchronisent via TLS dès que l’hôte le propose ; les appareils équipés de versions plus anciennes de l’application peuvent se synchroniser via HTTP non chiffré. L’hôte répond aux requêtes de découverte de tout appareil du réseau local en communiquant son nom d’hôte et des informations techniques d’association, sans code d’association ; les données ne sont partagées qu’avec les appareils associés. Un abonnement Business sur l’appareil hôte débloque les fonctionnalités Business pour les appareils du personnel qui lui sont associés. N’utilisez la synchronisation LAN qu’avec des appareils de confiance et sur un réseau Wi-Fi privé, jamais sur un Wi-Fi public ou destiné aux invités.

Les copies présentes sur d’autres appareils, dans des fichiers exportés ou dans un stockage tiers ne sont pas supprimées lorsque vous supprimez l’original.

5. Publicité et données de diagnostic

L’application gratuite utilise Google AdMob. Selon le consentement, les réglages de l’appareil et le fonctionnement du SDK, Google peut traiter des identifiants d’appareil, des adresses IP, des interactions avec les annonces, des données d’interaction avec le produit et des diagnostics tels que des informations sur les plantages ou les performances, afin de diffuser, de mesurer et de maintenir les annonces. Une adresse IP peut servir à déduire une localisation approximative. Ces traitements sont distincts des données des clients et de l’établissement décrites ci-dessus.

Le cas échéant, l’application présente d’abord les choix de consentement publicitaire puis, sur iPhone et iPad, la demande App Tracking Transparency d’Apple. Vous pouvez refuser le suivi dans Réglages iOS → Confidentialité et sécurité → Suivi. Utilisez Options de confidentialité dans les Réglages de l’application pour revoir votre consentement publicitaire lorsque cette option est disponible. Les forfaits payants suppriment les publicités comme indiqué sur l’écran d’achat ; regarder une vidéo avec récompense facultative masque la bannière publicitaire pendant une heure.

Consultez les Règles de confidentialité de Google et les informations sur la confidentialité de Google AdMob.

6. Achats intégrés et abonnements

Les paiements sont traités par l’Apple App Store sur iPhone et iPad, ou par Google Play sur les appareils Android. L’application utilise les informations d’achat et de restauration fournies par la boutique, telles que le produit acheté et les détails de la transaction, pour activer les fonctionnalités auxquelles vous avez droit. Sur iPhone et iPad, l’application lit également sur l’appareil votre historique d’achats App Store vérifié afin de déterminer votre éligibilité à une offre Business accordée aux anciens abonnés à Supprimer les pubs. Nous ne recevons pas les données de votre carte de paiement. Une connexion Internet est nécessaire pour les achats et la restauration.

Gérez ou résiliez vos abonnements dans les réglages de votre compte Apple (iPhone/iPad) ou dans Google Play → Paiements et abonnements → Abonnements (Android). Consultez l’Engagement de confidentialité d’Apple et les Règles de confidentialité de Google.

7. Conservation, suppression et assistance

Les données locales restent sur votre appareil jusqu’à ce que vous les supprimiez. Réglages → Supprimer chambres et séjours supprime uniquement les chambres et les séjours ; cette action ne supprime pas les dépenses, les réservations anticipées, les véhicules et locations, les services, le personnel ni les fichiers photo de pièces d’identité. Lorsque la synchronisation LAN est utilisée, cette suppression atteint également les appareils associés lors de leur prochaine synchronisation. Vous pouvez supprimer une photo de pièce d’identité ou de reçu depuis la fiche à laquelle elle est jointe, et modifier ou supprimer d’autres données dans l’application. La désinstallation de l’application supprime toutes ses données locales de cet appareil.

Les fichiers exportés, les sauvegardes, les sauvegardes de l’appareil et les copies synchronisées sur d’autres appareils doivent être supprimés séparément. La suppression de l’application ne résilie pas un abonnement App Store ou Google Play.

Si vous écrivez à l’assistance, nous recevons les coordonnées et le contenu que vous nous envoyez et les utilisons pour répondre à votre demande. Veuillez retirer des captures d’écran ou des pièces jointes les numéros d’identité des clients, les photos de documents, les informations de paiement et toute autre donnée personnelle inutile, et n’envoyez jamais un fichier de sauvegarde contenant des données de clients. Nous conservons la correspondance avec l’assistance uniquement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au respect des obligations de conservation applicables.

8. Enfants, modifications et contact

Il s’agit d’un outil professionnel de gestion d’hébergement, et non d’un service destiné aux enfants. Nous ne sollicitons pas sciemment d’informations personnelles concernant des enfants. Les mises à jour de la présente politique seront publiées sur cette page avec une date révisée.

Pour toute question relative à la confidentialité ou demande d’assistance : support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.