Room Manager
Privatlivspolitik

1. Registreringer om overnatningssted og gæster

Room Manager gemmer de registreringer, du opretter, på din enhed: værelser, ophold og bookinger, forhåndsreservationer, gæsters navne og telefonnumre, betalinger, depositummer, fakturaer, udgifter, tjenester, udlejningskøretøjer (navn eller nummerplade, model, farve) og udlejninger, vagter, medarbejdernavne med hashede pinkoder samt virksomhedsoplysninger som navn, adresse, telefon og skattenummer. Vi driver ikke noget Room Manager-kontosystem, nogen clouddatabase eller server til disse registreringer.

Når du indtaster eller scanner dem, kan registreringer af gæsters identitetsdokumenter omfatte:

• dokumentnummer, fulde navn, fødselsdato, køn, adresse eller hjemstavn, nationalitet og udløbsdato;
• den rå tekst, der er læst fra et id-korts QR-kode eller fra den maskinlæsbare zone (MRZ) på et pas/id-kort, som gemmes, så felterne kan læses igen senere;
• fotos af for- og bagsiden af et id-kort, et pas eller et kørekort;
• fotos af kvitteringer for depositum eller overførsel, der er vedhæftet en reservation.

Du bestemmer, hvilke gæsteoplysninger du indtaster, og hvem der kan få adgang til din enhed eller delte registreringer. Registrer kun de oplysninger, din virksomhed har brug for, og behandl gæsteoplysninger i overensstemmelse med de krav, der gælder for dit overnatningssted.

2. Sådan gemmes registreringer på din enhed

Appen tilføjer ikke sin egen kryptering til dine registreringer. Registreringer opbevares i appens lokale lager, og fotos af identitetsdokumenter og kvitteringer gemmes som JPG-filer i appens dokumentmappe. Appen er afhængig af den beskyttelse, som enhedens styresystem giver, så brug en adgangskode på enheden, og hold styr på, hvem der kan låse den op. Medarbejderes pinkoder gemmes aldrig i læsbar form; hver pinkode gemmes som en SHA-256-hash med salt.

Afhængigt af enhedens indstillinger kan styresystemet medtage appdata i enhedens sikkerhedskopier (for eksempel iCloud-backup eller backup af Android-enheden). Disse sikkerhedskopier håndteres af Apple eller Google i henhold til deres egne vilkår.

3. Kamera, fotos og dokumentscanning

Kameraadgang er valgfri og bruges til at scanne QR-koden på id-kort, læse MRZ-zonen på pas og id-kort og fotografere dokumenter og kvitteringer. Adgang til fotobiblioteket giver dig mulighed for at vælge et virksomhedslogo, et dokumentfoto eller et kvitteringsfoto. Du kan altid indtaste oplysningerne manuelt i stedet.

Tekst- og QR-genkendelse bruger Google ML Kit, som kører på enheden. Dokumentbilleder og deres indhold behandles på enheden og sendes ikke til os eller Google af scanningsfunktionen. Google ML Kit kan dog sende diagnostik- og ydeevneoplysninger til Google sammen med grundlæggende oplysninger om enheden og appen (såsom enhedsmodel, styresystemversion og app-id) for at vedligeholde og forbedre SDK'et. Se Google ML Kits oplysninger om data.

Notifikationer er lokale påmindelser, der planlægges på enheden. Du kan ændre tilladelser til kamera, fotos, notifikationer og lokalt netværk i enhedens indstillinger.

4. Eksport, sikkerhedskopier og synkronisering via lokalt netværk

Når du eksporterer en faktura, en rapport, en CSV-fil eller en sikkerhedskopi, sendes filen til den placering eller delingstjeneste, du vælger. Sikkerhedskopifiler er almindelig, ukrypteret JSON. De indeholder dine registreringer, herunder gæsters identitetsoplysninger, virksomhedsoplysninger og hashede medarbejderpinkoder, og de indeholder også fotos af identitetsdokumenter (kodet som base64-tekst), hvis du vælger at medtage fotos. Alle, der får fat i en sikkerhedskopifil, kan læse den, så opbevar og del kun sikkerhedskopifiler steder, du har tillid til.

Valgfri LAN-synkronisering (Business-abonnement) kopierer alle registreringer, herunder gæsters identitetsoplysninger, fotos af identitetsdokumenter og medarbejderlisten, mellem enheder, du parrer på det samme lokale netværk. Mens deling er slået til, kører værtsenheden en lokal server på portene 48080 (HTTP) og 48082 (TLS). Aktuelle appversioner synkroniserer via TLS, når værten tilbyder det; enheder med ældre appversioner kan synkronisere via ukrypteret HTTP. Værten besvarer søgeforespørgsler fra enhver enhed på det lokale netværk med sit værtsnavn og tekniske parringsoplysninger uden parringskode; registreringer deles kun med parrede enheder. Et Business-abonnement på værtsenheden låser op for Business-funktioner på de medarbejderenheder, der er parret med den. Brug kun LAN-synkronisering med enheder, du har tillid til, og på et privat Wi-Fi-netværk, ikke på offentligt Wi-Fi eller gæste-Wi-Fi.

Kopier på andre enheder, i eksporterede filer eller i tredjepartslagring slettes ikke, når du sletter originalen.

5. Annoncer og diagnosticeringsdata

Den gratis app bruger Google AdMob. Afhængigt af samtykke, enhedsindstillinger og SDK'ets funktion kan Google behandle enheds-id'er, IP-adresser, annonceinteraktioner, data om produktinteraktion og diagnostik som oplysninger om nedbrud eller ydeevne for at vise, måle og vedligeholde annoncer. En IP-adresse kan bruges til at udlede en omtrentlig placering. Dette er adskilt fra de gæste- og overnatningsstedsregistreringer, der er beskrevet ovenfor.

Hvor det er relevant, viser appen først valgmuligheder for annoncesamtykke og derefter, på iPhone og iPad, Apples App Tracking Transparency-anmodning. Du kan afvise sporing i iOS under Indstillinger → Anonymitet og sikkerhed → Sporing. Brug Privatlivsindstillinger i appens indstillinger for at tage stilling til annoncesamtykke igen, hvor det er tilgængeligt. Betalte abonnementer fjerner annoncer som beskrevet på købsskærmen; hvis du ser en valgfri video med belønning, skjules bannerannoncen i én time.

Se Googles privatlivspolitik og Google AdMobs oplysninger om privatliv.

6. Køb i appen og abonnementer

Betalinger behandles af Apple App Store på iPhone og iPad eller af Google Play på Android-enheder. Appen bruger købs- og gendannelsesoplysninger fra butikken, såsom det købte produkt og transaktionsoplysninger, til at aktivere de funktioner, du er berettiget til. På iPhone og iPad læser appen også din bekræftede købshistorik fra App Store på enheden for at kontrollere, om du er berettiget til en Business-gave, der tilbydes tidligere Remove Ads-abonnenter. Vi modtager ikke dine betalingskortoplysninger. Køb og gendannelse kræver internetforbindelse.

Administrer eller opsig abonnementer i indstillingerne for din Apple Account (iPhone/iPad) eller i Google Play → Betalinger og abonnementer → Abonnementer (Android). Se Apples privatlivspolitik og Googles privatlivspolitik.

7. Opbevaring, sletning og support

Lokale registreringer forbliver på din enhed, indtil du sletter dem. Indstillinger → Slet værelser og ophold fjerner kun værelser og ophold; det fjerner ikke udgifter, forhåndsreservationer, køretøjer og udlejninger, tjenester, medarbejdere eller fotofiler af identitetsdokumenter. Når LAN-synkronisering bruges, gælder sletningen også for parrede enheder ved deres næste synkronisering. Du kan slette et enkelt foto af et identitetsdokument eller en kvittering fra den registrering, det er vedhæftet, og redigere eller slette andre registreringer i appen. Afinstallation af appen fjerner alle dens lokale data fra den pågældende enhed.

Eksporterede filer, sikkerhedskopier, enhedssikkerhedskopier og synkroniserede kopier på andre enheder skal slettes separat. Sletning af appen opsiger ikke et abonnement i App Store eller Google Play.

Hvis du skriver til support, modtager vi de kontaktoplysninger og det indhold, du sender, og bruger dem til at besvare din henvendelse. Fjern venligst gæsters identitetsnumre, dokumentfotos, betalingsoplysninger og andre unødvendige personoplysninger fra skærmbilleder eller vedhæftede filer, og send aldrig en sikkerhedskopifil, der indeholder gæstedata. Vi opbevarer supportkorrespondance kun så længe, det er nødvendigt for at håndtere henvendelsen og opfylde gældende krav til registrering og opbevaring.

8. Børn, ændringer og kontakt

Dette er et forretningsværktøj til drift af overnatningssteder, ikke en tjeneste rettet mod børn. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn. Opdateringer af denne politik vil blive vist her med en ny dato.

Spørgsmål om privatliv eller supporthenvendelser: support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.