Room Manager
Privacybeleid

1. Accommodatie- en gastgegevens

Room Manager slaat de gegevens die u aanmaakt op uw apparaat op: kamers, verblijven en boekingen, reserveringen, namen en telefoonnummers van gasten, betalingen, aanbetalingen, facturen, uitgaven, diensten, huurvoertuigen (naam of kenteken, model, kleur) en verhuringen, werkroosters, namen van medewerkers met gehashte pincodes en bedrijfsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en btw- of fiscaal nummer. Wij beheren geen Room Manager-accountsysteem, clouddatabase of server voor deze gegevens.

Wanneer u ze invoert of scant, kunnen identiteitsgegevens van gasten het volgende omvatten:

• documentnummer, volledige naam, geboortedatum, geslacht, adres of geboorteplaats, nationaliteit en vervaldatum;
• de ruwe tekst die is gelezen uit de QR-code van een identiteitskaart of uit de MRZ-strook van een paspoort of identiteitskaart, bewaard zodat de velden later opnieuw kunnen worden uitgelezen;
• foto's van de voor- en achterkant van een identiteitskaart, een paspoort of een rijbewijs;
• foto's van bewijzen van aanbetaling of overschrijving die aan een reservering zijn gekoppeld.

U bepaalt welke gastgegevens u invoert en wie toegang heeft tot uw apparaat of gedeelde gegevens. Leg alleen de informatie vast die nodig is voor uw bedrijf en behandel gastgegevens volgens de eisen die voor uw accommodatie gelden.

2. Hoe gegevens op uw apparaat worden opgeslagen

De app voegt geen eigen versleuteling toe aan uw gegevens. Gegevens worden bewaard in de lokale opslag van de app, en foto's van identiteitsdocumenten en betaalbewijzen worden als JPG-bestanden opgeslagen in de documentenmap van de app. De app vertrouwt op de beveiliging van het besturingssysteem van uw apparaat; gebruik daarom een toegangscode en bepaal wie het apparaat kan ontgrendelen. Pincodes van medewerkers worden nooit in leesbare vorm opgeslagen; elke pincode wordt opgeslagen als SHA-256-hash met een salt.

Afhankelijk van uw apparaatinstellingen kan het besturingssysteem app-gegevens opnemen in back-ups van het apparaat (bijvoorbeeld iCloud-reservekopie of de Android-apparaatback-up). Die back-ups worden door Apple of Google beheerd volgens hun eigen voorwaarden.

3. Camera, foto's en scannen van documenten

Cameratoegang is optioneel en wordt gebruikt om de QR-code op identiteitskaarten te scannen, de MRZ-strook op paspoorten en identiteitskaarten te lezen en documenten en betaalbewijzen te fotograferen. Met toegang tot de fotobibliotheek kunt u een bedrijfslogo, een documentfoto of een foto van een betaalbewijs kiezen. U kunt gegevens altijd ook handmatig invoeren.

Tekst- en QR-herkenning maken gebruik van Google ML Kit, dat op het apparaat draait. Documentafbeeldingen en de inhoud ervan worden op het apparaat verwerkt en door de scanfunctie niet naar ons of naar Google verzonden. Google ML Kit kan echter diagnostische en prestatiegegevens, samen met basisinformatie over het apparaat en de app (zoals apparaatmodel, versie van het besturingssysteem en app-ID), naar Google verzenden om de SDK te onderhouden en te verbeteren. Zie de gegevensverklaring van Google ML Kit.

Meldingen zijn lokale herinneringen die op het apparaat worden ingepland. U kunt de toestemmingen voor camera, foto's, meldingen en lokaal netwerk wijzigen in de instellingen van uw apparaat.

4. Exports, back-ups en synchronisatie via het lokale netwerk

Wanneer u een factuur, rapport, CSV-bestand of back-up exporteert, wordt het bestand naar de locatie of deeldienst van uw keuze gestuurd. Back-upbestanden zijn gewone, onversleutelde JSON-bestanden. Ze bevatten uw gegevens, waaronder identiteitsgegevens van gasten, bedrijfsgegevens en gehashte pincodes van medewerkers, en ook foto's van identiteitsdocumenten (gecodeerd als base64-tekst) als u ervoor kiest foto's mee te nemen. Iedereen die een back-upbestand in handen krijgt, kan het lezen; bewaar en deel back-upbestanden dus alleen op plaatsen die u vertrouwt.

Optionele LAN-synchronisatie (Business-abonnement) kopieert alle gegevens, waaronder identiteitsgegevens van gasten, foto's van identiteitsdocumenten en de medewerkerslijst, tussen apparaten die u op hetzelfde lokale netwerk koppelt. Zolang delen is ingeschakeld, draait het hostapparaat een lokale server op poorten 48080 (HTTP) en 48082 (TLS). Huidige app-versies synchroniseren via TLS wanneer de host dit aanbiedt; apparaten met oudere app-versies synchroniseren mogelijk via onversleuteld HTTP. De host beantwoordt zoekverzoeken van elk apparaat op het lokale netwerk met zijn hostnaam en technische koppelgegevens, zonder koppelcode; gegevens worden alleen gedeeld met gekoppelde apparaten. Een Business-abonnement op het hostapparaat ontgrendelt Business-functies voor de daaraan gekoppelde apparaten van medewerkers. Gebruik LAN-synchronisatie alleen met vertrouwde apparaten en op een privé wifinetwerk, niet op openbare wifi of gastenwifi.

Kopieën op andere apparaten, in geëxporteerde bestanden of in opslag van derden worden niet verwijderd wanneer u het origineel verwijdert.

5. Advertenties en diagnostische gegevens

De gratis app gebruikt Google AdMob. Afhankelijk van toestemming, apparaatinstellingen en de werking van de SDK kan Google apparaat-ID's, IP-adressen, interacties met advertenties, gegevens over productinteractie en diagnostische gegevens zoals crash- of prestatie-informatie verwerken om advertenties weer te geven, te meten en te onderhouden. Een IP-adres kan worden gebruikt om een globale locatie af te leiden. Dit staat los van de hierboven beschreven gast- en accommodatiegegevens.

Waar van toepassing toont de app eerst de keuzes voor advertentietoestemming en daarna, op iPhone en iPad, het App Tracking Transparency-verzoek van Apple. U kunt tracking weigeren via iOS-instellingen → Privacy en beveiliging → Tracking. Gebruik Privacyopties in de Instellingen van de app om uw advertentietoestemming te herzien, indien beschikbaar. Betaalde abonnementen verwijderen advertenties zoals beschreven op het aankoopscherm; het bekijken van een optionele video met beloning verbergt de banneradvertentie gedurende één uur.

Zie het privacybeleid van Google en de privacy-informatie van Google AdMob.

6. In-app-aankopen en abonnementen

Betalingen worden verwerkt door de Apple App Store op iPhone en iPad, of door Google Play op Android-apparaten. De app gebruikt aankoop- en herstelgegevens van de store, zoals het gekochte product en transactiegegevens, om de functies waarop u recht hebt in te schakelen. Op iPhone en iPad leest de app bovendien op het apparaat uw geverifieerde aankoopgeschiedenis in de App Store om na te gaan of u in aanmerking komt voor een Business-cadeau voor eerdere abonnees van Advertenties weghalen. Wij ontvangen uw betaalkaartgegevens niet. Voor aankopen en herstel is een internetverbinding nodig.

Beheer of annuleer abonnementen in de instellingen van uw Apple Account (iPhone/iPad) of via Google Play → Betalingen en abonnementen → Abonnementen (Android). Zie het privacybeleid van Apple en het privacybeleid van Google.

7. Bewaring, verwijdering en ondersteuning

Lokale gegevens blijven op uw apparaat totdat u ze verwijdert. Instellingen → Kamers en verblijven verwijderen verwijdert alleen kamers en verblijven; uitgaven, reserveringen, voertuigen en verhuringen, diensten, medewerkers en fotobestanden van identiteitsdocumenten worden niet verwijderd. Bij gebruik van LAN-synchronisatie bereikt die verwijdering ook gekoppelde apparaten bij hun volgende synchronisatie. U kunt een afzonderlijke foto van een identiteitsdocument of betaalbewijs verwijderen vanuit het record waaraan deze is gekoppeld, en andere gegevens in de app bewerken of verwijderen. Door de app te verwijderen worden alle lokale gegevens ervan van dat apparaat gewist.

Geëxporteerde bestanden, back-ups, apparaatback-ups en gesynchroniseerde kopieën op andere apparaten moeten afzonderlijk worden verwijderd. Het verwijderen van de app zegt een abonnement in de App Store of Google Play niet op.

Als u de ondersteuning e-mailt, ontvangen wij de contactgegevens en inhoud die u verstuurt en gebruiken wij die om uw verzoek te beantwoorden. Verwijder identiteitsnummers van gasten, documentfoto's, betaalgegevens en andere onnodige persoonsgegevens uit schermafbeeldingen of bijlagen, en stuur nooit een back-upbestand met gastgegevens. Wij bewaren ondersteuningscorrespondentie alleen zolang dat nodig is om het verzoek af te handelen en om te voldoen aan toepasselijke bewaarplichten.

8. Kinderen, wijzigingen en contact

Dit is een zakelijke tool voor accommodatiebeheer en geen dienst die op kinderen is gericht. Wij vragen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Wijzigingen in dit beleid worden hier gepubliceerd met een herziene datum.

Voor privacyvragen of ondersteuningsverzoeken: support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.