Room Manager
Datenschutzerklärung

1. Betriebs- und Gästedaten

Room Manager speichert die von Ihnen erstellten Daten auf Ihrem Gerät: Zimmer, Aufenthalte und Buchungen, Reservierungen, Namen und Telefonnummern von Gästen, Zahlungen, Anzahlungen, Rechnungen, Ausgaben, Leistungen, Mietfahrzeuge (Name oder Kennzeichen, Modell, Farbe) und Vermietungen, Schichten, Namen von Mitarbeitenden mit gehashten PINs sowie Betriebsangaben wie Name, Adresse, Telefonnummer und Steuernummer. Wir betreiben für diese Daten kein Room-Manager-Kontosystem, keine Cloud-Datenbank und keinen Server.

Wenn Sie sie eingeben oder scannen, können Identitätsdaten von Gästen Folgendes umfassen:

• Dokumentnummer, vollständiger Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse oder Herkunftsort, Staatsangehörigkeit und Ablaufdatum;
• den Rohtext, der aus dem QR-Code eines Personalausweises oder aus der MRZ-Zeile eines Reisepasses oder Ausweises gelesen wurde und aufbewahrt wird, damit die Felder später erneut ausgelesen werden können;
• Fotos der Vorder- und Rückseite eines Personalausweises, eines Reisepasses oder eines Führerscheins;
• Fotos von Anzahlungs- oder Überweisungsbelegen, die einer Reservierung beigefügt sind.

Sie entscheiden, welche Gästeinformationen Sie eingeben und wer auf Ihr Gerät oder auf geteilte Daten zugreifen darf. Erfassen Sie nur die für Ihren Betrieb erforderlichen Informationen und behandeln Sie Gästeinformationen gemäß den für Ihren Betrieb geltenden Anforderungen.

2. Speicherung der Daten auf Ihrem Gerät

Die App fügt Ihren Daten keine eigene Verschlüsselung hinzu. Die Daten werden im lokalen Speicher der App abgelegt, und Fotos von Ausweisdokumenten und Belegen werden als JPG-Dateien im Dokumentenordner der App gespeichert. Die App verlässt sich auf den Schutz durch das Betriebssystem Ihres Geräts; verwenden Sie daher einen Gerätecode und kontrollieren Sie, wer das Gerät entsperren kann. PINs von Mitarbeitenden werden nie in lesbarer Form gespeichert; jede PIN wird als SHA-256-Hash mit Salt gespeichert.

Je nach Geräteeinstellungen kann das Betriebssystem App-Daten in Gerätesicherungen einbeziehen (zum Beispiel iCloud-Backup oder die Android-Gerätesicherung). Diese Sicherungen werden von Apple bzw. Google nach deren eigenen Bedingungen verwaltet.

3. Kamera, Fotos und Dokumentenscan

Der Kamerazugriff ist optional und dient dazu, den QR-Code auf Personalausweisen zu scannen, die MRZ-Zeile von Reisepässen und Ausweisen zu lesen sowie Dokumente und Belege zu fotografieren. Mit dem Zugriff auf die Fotomediathek können Sie ein Firmenlogo, ein Dokumentfoto oder ein Belegfoto auswählen. Sie können die Angaben stattdessen jederzeit manuell eingeben.

Die Text- und QR-Erkennung nutzt Google ML Kit, das auf dem Gerät ausgeführt wird. Dokumentbilder und deren Inhalte werden auf dem Gerät verarbeitet und von der Scanfunktion weder an uns noch an Google gesendet. Google ML Kit kann jedoch Diagnose- und Leistungsdaten zusammen mit grundlegenden Geräte- und App-Informationen (wie Gerätemodell, Betriebssystemversion und App-Kennung) an Google senden, um das SDK zu warten und zu verbessern. Siehe Datenoffenlegung von Google ML Kit.

Benachrichtigungen sind lokale Erinnerungen, die auf dem Gerät geplant werden. Berechtigungen für Kamera, Fotos, Mitteilungen und lokales Netzwerk können Sie in den Geräteeinstellungen ändern.

4. Exporte, Sicherungen und Synchronisierung im lokalen Netzwerk

Wenn Sie eine Rechnung, einen Bericht, eine CSV-Datei oder eine Sicherung exportieren, wird die Datei an den von Ihnen gewählten Speicherort oder Freigabedienst übergeben. Sicherungsdateien sind einfache, unverschlüsselte JSON-Dateien. Sie enthalten Ihre Daten, einschließlich Identitätsdaten von Gästen, Betriebsangaben und gehashter Mitarbeiter-PINs, und außerdem Fotos von Ausweisdokumenten (als Base64-Text kodiert), wenn Sie das Einbeziehen von Fotos wählen. Jeder, der eine Sicherungsdatei erhält, kann sie lesen; speichern und teilen Sie Sicherungsdateien daher nur an vertrauenswürdigen Orten.

Die optionale LAN-Synchronisierung (Business-Tarif) kopiert alle Daten, einschließlich Identitätsdaten von Gästen, Fotos von Ausweisdokumenten und der Mitarbeiterliste, zwischen Geräten, die Sie im selben lokalen Netzwerk koppeln. Solange die Freigabe aktiv ist, betreibt das Host-Gerät einen lokalen Server auf den Ports 48080 (HTTP) und 48082 (TLS). Aktuelle App-Versionen synchronisieren über TLS, sofern der Host dies anbietet; Geräte mit älteren App-Versionen synchronisieren möglicherweise über unverschlüsseltes HTTP. Der Host beantwortet Suchanfragen jedes Geräts im lokalen Netzwerk mit seinem Hostnamen und technischen Kopplungsangaben, ohne Kopplungscode; Daten werden nur mit gekoppelten Geräten geteilt. Ein Business-Abonnement auf dem Host-Gerät schaltet die Business-Funktionen für die damit gekoppelten Mitarbeitergeräte frei. Verwenden Sie die LAN-Synchronisierung nur mit vertrauenswürdigen Geräten in einem privaten WLAN, nicht in öffentlichen WLANs oder Gäste-WLANs.

Kopien auf anderen Geräten, in exportierten Dateien oder in Speichern Dritter werden nicht gelöscht, wenn Sie das Original löschen.

5. Werbung und Diagnosedaten

Die kostenlose App verwendet Google AdMob. Abhängig von der Einwilligung, den Geräteeinstellungen und der Funktionsweise des SDK kann Google Gerätekennungen, IP-Adressen, Interaktionen mit Anzeigen, Daten zur Produktinteraktion und Diagnosedaten wie Absturz- oder Leistungsinformationen verarbeiten, um Anzeigen auszuliefern, zu messen und zu warten. Eine IP-Adresse kann verwendet werden, um einen ungefähren Standort abzuleiten. Dies ist von den oben beschriebenen Gäste- und Betriebsdaten getrennt.

Gegebenenfalls zeigt die App zunächst die Auswahl zur Einwilligung in Werbung und anschließend auf iPhone und iPad die App Tracking Transparency-Anfrage von Apple an. Sie können Tracking unter iOS-Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Tracking ablehnen. Nutzen Sie Datenschutzoptionen in den Einstellungen der App, um die Werbeeinwilligung zu überprüfen, sofern verfügbar. Kostenpflichtige Tarife entfernen Werbung wie auf dem Kaufbildschirm beschrieben; das Ansehen eines optionalen Videos mit Prämie blendet die Banneranzeige für eine Stunde aus.

Siehe Datenschutzerklärung von Google und Datenschutzinformationen zu Google AdMob.

6. In-App-Käufe und Abonnements

Zahlungen werden auf iPhone und iPad vom Apple App Store und auf Android-Geräten von Google Play abgewickelt. Die App verwendet Kauf- und Wiederherstellungsinformationen des Stores, etwa das gekaufte Produkt und Transaktionsdetails, um berechtigte Funktionen freizuschalten. Auf iPhone und iPad liest die App außerdem auf dem Gerät Ihren verifizierten App-Store-Kaufverlauf, um die Berechtigung für ein Business-Geschenk zu prüfen, das früheren Abonnenten von Werbung entfernen angeboten wird. Wir erhalten keine Daten Ihrer Zahlungskarte. Für Käufe und Wiederherstellung ist eine Internetverbindung erforderlich.

Abonnements verwalten oder kündigen Sie in den Einstellungen Ihres Apple Accounts (iPhone/iPad) oder unter Google Play → Zahlungen & Abos → Abos (Android). Siehe Datenschutzrichtlinie von Apple und Datenschutzerklärung von Google.

7. Aufbewahrung, Löschung und Support

Lokale Daten bleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie sie löschen. Einstellungen → Zimmer und Aufenthalte löschen entfernt nur Zimmer und Aufenthalte; Ausgaben, Reservierungen, Fahrzeuge und Vermietungen, Leistungen, Mitarbeitende und Fotodateien von Ausweisdokumenten werden dabei nicht entfernt. Bei Nutzung der LAN-Synchronisierung erreicht diese Löschung auch gekoppelte Geräte bei deren nächster Synchronisierung. Sie können ein einzelnes Foto eines Ausweisdokuments oder Belegs in dem Datensatz löschen, dem es zugeordnet ist, und andere Daten in der App bearbeiten oder löschen. Durch die Deinstallation der App werden alle ihre lokalen Daten von diesem Gerät entfernt.

Exportierte Dateien, Sicherungen, Gerätesicherungen und synchronisierte Kopien auf anderen Geräten müssen separat gelöscht werden. Das Löschen der App kündigt kein Abonnement im App Store oder bei Google Play.

Wenn Sie dem Support eine E-Mail senden, erhalten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten und Inhalte und verwenden sie zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Bitte entfernen Sie Ausweisnummern von Gästen, Dokumentfotos, Zahlungsdaten und andere nicht erforderliche personenbezogene Daten aus Screenshots oder Anhängen, und senden Sie niemals eine Sicherungsdatei mit Gästedaten. Wir bewahren Support-Korrespondenz nur so lange auf, wie es zur Bearbeitung der Anfrage und zur Erfüllung geltender Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

8. Kinder, Änderungen und Kontakt

Dies ist ein geschäftliches Werkzeug für die Unterkunftsverwaltung und kein an Kinder gerichteter Dienst. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung werden hier mit geändertem Datum veröffentlicht.

Bei Fragen zum Datenschutz oder für Support-Anfragen: support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.