Room Manager
Personvernerklæring

1. Registreringer om overnattingssted og gjester

Room Manager lagrer registreringene du oppretter, på enheten din: rom, opphold og bestillinger, forhåndsreservasjoner, gjesters navn og telefonnumre, betalinger, depositum, fakturaer, utgifter, tjenester, utleiekjøretøy (navn eller registreringsnummer, modell, farge) og utleier, vakter, ansattnavn med hashede PIN-koder samt virksomhetsopplysninger som navn, adresse, telefon og organisasjonsnummer. Vi drifter ikke noe Room Manager-kontosystem, noen skydatabase eller server for disse registreringene.

Når du legger dem inn eller skanner dem, kan registreringer av gjesters identitetsdokumenter omfatte:

• dokumentnummer, fullt navn, fødselsdato, kjønn, adresse eller hjemsted, statsborgerskap og utløpsdato;
• råteksten som er lest fra et ID-korts QR-kode eller fra den maskinlesbare sonen (MRZ) på et pass/ID-kort, som lagres slik at feltene kan leses inn på nytt senere;
• bilder av for- og baksiden av et ID-kort, et pass eller et førerkort;
• bilder av kvitteringer for depositum eller overføring som er knyttet til en reservasjon.

Du bestemmer hvilke gjesteopplysninger du legger inn, og hvem som kan få tilgang til enheten din eller delte registreringer. Registrer bare opplysningene virksomheten din trenger, og behandle gjesteopplysninger i samsvar med kravene som gjelder for overnattingsstedet ditt.

2. Slik lagres registreringene på enheten din

Appen legger ikke til egen kryptering av registreringene dine. Registreringene oppbevares i appens lokale lagring, og bilder av identitetsdokumenter og kvitteringer lagres som JPG-filer i appens dokumentmappe. Appen er avhengig av beskyttelsen som enhetens operativsystem gir, så bruk en kode på enheten og kontroller hvem som kan låse den opp. De ansattes PIN-koder lagres aldri i lesbar form; hver PIN-kode lagres som en SHA-256-hash med salt.

Avhengig av enhetens innstillinger kan operativsystemet inkludere appdata i enhetens sikkerhetskopier (for eksempel iCloud-sikkerhetskopi eller sikkerhetskopi av Android-enheten). Disse sikkerhetskopiene håndteres av Apple eller Google i henhold til deres egne vilkår.

3. Kamera, bilder og dokumentskanning

Kameratilgang er valgfritt og brukes til å skanne QR-koden på ID-kort, lese MRZ-sonen på pass og ID-kort og fotografere dokumenter og kvitteringer. Tilgang til bildebiblioteket lar deg velge en virksomhetslogo, et dokumentbilde eller et kvitteringsbilde. Du kan alltid legge inn opplysningene manuelt i stedet.

Tekst- og QR-gjenkjenning bruker Google ML Kit, som kjører på enheten. Dokumentbilder og innholdet i dem behandles på enheten og sendes ikke til oss eller Google av skannefunksjonen. Google ML Kit kan imidlertid sende diagnostikk- og ytelsesinformasjon til Google sammen med grunnleggende informasjon om enheten og appen (som enhetsmodell, operativsystemversjon og app-ID) for å vedlikeholde og forbedre SDK-en. Se Google ML Kits informasjon om data.

Varsler er lokale påminnelser som planlegges på enheten. Du kan endre tillatelser for kamera, bilder, varsler og lokalt nettverk i enhetens innstillinger.

4. Eksport, sikkerhetskopier og synkronisering via lokalt nettverk

Når du eksporterer en faktura, en rapport, en CSV-fil eller en sikkerhetskopi, sendes filen til stedet eller delingstjenesten du velger. Sikkerhetskopifiler er vanlig, ukryptert JSON. De inneholder registreringene dine, inkludert gjesters identitetsopplysninger, virksomhetsopplysninger og hashede PIN-koder for ansatte, og de inneholder også bilder av identitetsdokumenter (kodet som base64-tekst) hvis du velger å inkludere bilder. Alle som får tak i en sikkerhetskopifil, kan lese den, så lagre og del sikkerhetskopifiler bare på steder du stoler på.

Valgfri LAN-synkronisering (Business-abonnement) kopierer alle registreringer, inkludert gjesters identitetsopplysninger, bilder av identitetsdokumenter og ansattlisten, mellom enheter du kobler sammen på det samme lokale nettverket. Mens deling er slått på, kjører vertsenheten en lokal server på portene 48080 (HTTP) og 48082 (TLS). Gjeldende appversjoner synkroniserer over TLS når verten tilbyr det; enheter med eldre appversjoner kan synkronisere over ukryptert HTTP. Verten svarer på oppdagelsesforespørsler fra alle enheter på det lokale nettverket med vertsnavnet sitt og tekniske sammenkoblingsopplysninger, uten sammenkoblingskode; registreringer deles bare med sammenkoblede enheter. Et Business-abonnement på vertsenheten låser opp Business-funksjoner på de ansattenhetene som er koblet sammen med den. Bruk LAN-synkronisering bare med enheter du stoler på og på et privat Wi-Fi-nettverk, ikke på offentlig Wi-Fi eller gjestenettverk.

Kopier på andre enheter, i eksporterte filer eller i tredjepartslagring slettes ikke når du sletter originalen.

5. Annonser og diagnostikkdata

Gratisappen bruker Google AdMob. Avhengig av samtykke, enhetsinnstillinger og hvordan SDK-en fungerer, kan Google behandle enhets-ID-er, IP-adresser, annonseinteraksjoner, data om produktinteraksjon og diagnostikk som informasjon om krasj eller ytelse for å vise, måle og vedlikeholde annonser. En IP-adresse kan brukes til å utlede en omtrentlig plassering. Dette er atskilt fra gjeste- og overnattingsregistreringene som er beskrevet ovenfor.

Der det er aktuelt, viser appen først valg for annonsesamtykke og deretter, på iPhone og iPad, Apples App Tracking Transparency-forespørsel. Du kan avslå sporing i iOS under Innstillinger → Personvern og sikkerhet → Sporing. Bruk Personvernalternativer i appens innstillinger for å ta stilling til annonsesamtykke på nytt der det er tilgjengelig. Betalte abonnementer fjerner annonser som beskrevet på kjøpsskjermen; hvis du ser en valgfri belønningsvideo, skjules bannerannonsen i én time.

Se Googles personvernregler og Google AdMobs personverninformasjon.

6. Kjøp i appen og abonnementer

Betalinger behandles av Apple App Store på iPhone og iPad eller av Google Play på Android-enheter. Appen bruker kjøps- og gjenopprettingsinformasjon fra butikken, som det kjøpte produktet og transaksjonsdetaljer, for å aktivere funksjonene du har rett til. På iPhone og iPad leser appen også din bekreftede kjøpshistorikk i App Store på enheten for å kontrollere om du har rett til en Business-gave som tilbys tidligere Remove Ads-abonnenter. Vi mottar ikke betalingskortopplysningene dine. Kjøp og gjenoppretting krever internettilkobling.

Administrer eller avslutt abonnementer i innstillingene for Apple Account (iPhone/iPad) eller i Google Play → Betalinger og abonnementer → Abonnementer (Android). Se Apples personvernerklæring og Googles personvernregler.

7. Lagringstid, sletting og kundestøtte

Lokale registreringer blir værende på enheten din til du sletter dem. Innstillinger → Slett rom og opphold fjerner bare rom og opphold; det fjerner ikke utgifter, forhåndsreservasjoner, kjøretøy og utleier, tjenester, ansatte eller bildefiler av identitetsdokumenter. Når LAN-synkronisering brukes, når slettingen også sammenkoblede enheter ved neste synkronisering. Du kan slette et enkelt bilde av et identitetsdokument eller en kvittering fra registreringen det er knyttet til, og redigere eller slette andre registreringer i appen. Avinstallering av appen fjerner alle lokale data fra den aktuelle enheten.

Eksporterte filer, sikkerhetskopier, enhetssikkerhetskopier og synkroniserte kopier på andre enheter må slettes separat. Sletting av appen avslutter ikke et abonnement i App Store eller Google Play.

Hvis du sender e-post til kundestøtte, mottar vi kontaktopplysningene og innholdet du sender, og bruker dem til å svare på henvendelsen din. Fjern gjesters ID-numre, dokumentbilder, betalingsopplysninger og andre unødvendige personopplysninger fra skjermbilder eller vedlegg, og send aldri en sikkerhetskopifil som inneholder gjestedata. Vi oppbevarer korrespondanse med kundestøtte bare så lenge det er nødvendig for å behandle henvendelsen og oppfylle gjeldende krav til dokumentasjon.

8. Barn, endringer og kontakt

Dette er et forretningsverktøy for drift av overnattingssteder, ikke en tjeneste rettet mot barn. Vi ber ikke bevisst om personopplysninger fra barn. Oppdateringer av denne erklæringen publiseres her med ny dato.

For spørsmål om personvern eller henvendelser til kundestøtte: support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.