Room Manager
Informativa sulla privacy

1. Dati della struttura e degli ospiti

Room Manager memorizza sul tuo dispositivo i dati che crei: camere, soggiorni e prenotazioni, prenotazioni anticipate, nomi e numeri di telefono degli ospiti, pagamenti, caparre, fatture, spese, servizi, veicoli a noleggio (nome o targa, modello, colore) e noleggi, turni, nomi del personale con PIN sottoposti a hash e dati dell’attività come nome, indirizzo, telefono e partita IVA o codice fiscale. Non gestiamo alcun sistema di account Room Manager, database cloud o server per questi dati.

Quando li inserisci o li scansioni, i dati identificativi degli ospiti possono includere:

• numero del documento, nome e cognome, data di nascita, sesso, indirizzo o luogo di origine, cittadinanza e data di scadenza;
• il testo grezzo letto dal codice QR di una carta d’identità o dalla zona MRZ di un passaporto o di una carta d’identità, conservato per poter rileggere i campi in seguito;
• foto del fronte e del retro di una carta d’identità, di un passaporto o di una patente di guida;
• foto di ricevute di caparra o di bonifico allegate a una prenotazione.

Sei tu a decidere quali informazioni sugli ospiti inserire e chi può accedere al tuo dispositivo o ai dati condivisi. Registra solo le informazioni necessarie per la tua attività e tratta le informazioni degli ospiti secondo i requisiti applicabili alla tua struttura.

2. Come vengono memorizzati i dati sul dispositivo

L’app non aggiunge una propria crittografia ai tuoi dati. I dati sono conservati nella memoria locale dell’app, mentre le foto dei documenti d’identità e delle ricevute vengono salvate come file JPG nella cartella documenti dell’app. L’app si affida alla protezione offerta dal sistema operativo del dispositivo: usa quindi un codice di sblocco e controlla chi può sbloccare il dispositivo. I PIN del personale non vengono mai memorizzati in forma leggibile; ogni PIN è memorizzato come hash SHA-256 con salt.

A seconda delle impostazioni del dispositivo, il sistema operativo può includere i dati dell’app nei backup del dispositivo (ad esempio Backup iCloud o il backup del dispositivo Android). Tali backup sono gestiti da Apple o da Google secondo i rispettivi termini.

3. Fotocamera, foto e scansione dei documenti

L’accesso alla fotocamera è facoltativo e serve a scansionare il codice QR delle carte d’identità, leggere la zona MRZ di passaporti e carte d’identità e fotografare documenti e ricevute. L’accesso alla libreria foto consente di scegliere un logo dell’attività, una foto di un documento o una foto di una ricevuta. Puoi sempre inserire le informazioni manualmente.

Il riconoscimento del testo e dei codici QR utilizza Google ML Kit, che viene eseguito sul dispositivo. Le immagini dei documenti e il loro contenuto sono elaborati sul dispositivo e la funzione di scansione non li invia né a noi né a Google. Google ML Kit può tuttavia inviare a Google informazioni diagnostiche e sulle prestazioni insieme a informazioni di base sul dispositivo e sull’app (come modello del dispositivo, versione del sistema operativo e identificativo dell’app) per mantenere e migliorare l’SDK. Consulta la dichiarazione sui dati di Google ML Kit.

Le notifiche sono promemoria locali programmati sul dispositivo. Puoi modificare le autorizzazioni per fotocamera, foto, notifiche e rete locale nelle impostazioni del dispositivo.

4. Esportazioni, backup e sincronizzazione sulla rete locale

Quando esporti una fattura, un report, un file CSV o un backup, il file viene inviato alla posizione o al servizio di condivisione che scegli. I file di backup sono JSON semplice, non crittografato. Contengono i tuoi dati, compresi i dati identificativi degli ospiti, i dati dell’attività e i PIN del personale sottoposti a hash, e contengono anche le foto dei documenti d’identità (codificate come testo base64) se scegli di includere le foto. Chiunque ottenga un file di backup può leggerlo, quindi conserva e condividi i file di backup solo in luoghi di cui ti fidi.

La sincronizzazione LAN facoltativa (piano Business) copia tutti i dati, compresi i dati identificativi degli ospiti, le foto dei documenti d’identità e l’elenco del personale, tra i dispositivi che associ sulla stessa rete locale. Mentre la condivisione è attiva, il dispositivo host esegue un server locale sulle porte 48080 (HTTP) e 48082 (TLS). Le versioni attuali dell’app sincronizzano tramite TLS ogni volta che l’host lo offre; i dispositivi con versioni meno recenti dell’app possono sincronizzare tramite HTTP non crittografato. L’host risponde alle richieste di rilevamento provenienti da qualsiasi dispositivo della rete locale con il proprio nome host e dettagli tecnici di associazione, senza codice di associazione; i dati vengono condivisi solo con i dispositivi associati. Un abbonamento Business sul dispositivo host sblocca le funzioni Business per i dispositivi del personale a esso associati. Usa la sincronizzazione LAN solo con dispositivi affidabili e su una rete Wi-Fi privata, non su reti Wi-Fi pubbliche o per ospiti.

Le copie presenti su altri dispositivi, nei file esportati o in servizi di archiviazione di terzi non vengono eliminate quando elimini l’originale.

5. Pubblicità e dati diagnostici

L’app gratuita utilizza Google AdMob. A seconda del consenso, delle impostazioni del dispositivo e del funzionamento dell’SDK, Google può trattare identificativi del dispositivo, indirizzi IP, interazioni con gli annunci, dati di interazione con il prodotto e dati diagnostici, come informazioni su arresti anomali o prestazioni, per pubblicare, misurare e mantenere gli annunci. Un indirizzo IP può essere utilizzato per dedurre una posizione approssimativa. Ciò è distinto dai dati degli ospiti e della struttura descritti sopra.

Ove applicabile, l’app presenta prima le scelte relative al consenso pubblicitario e poi, su iPhone e iPad, la richiesta App Tracking Transparency di Apple. Puoi rifiutare il tracciamento in Impostazioni di iOS → Privacy e sicurezza → Tracciamento. Usa Opzioni sulla privacy nelle Impostazioni dell’app per rivedere il consenso pubblicitario, se disponibile. I piani a pagamento rimuovono gli annunci come descritto nella schermata di acquisto; guardare un video con premio facoltativo nasconde il banner pubblicitario per un’ora.

Consulta le Norme sulla privacy di Google e le informazioni sulla privacy di Google AdMob.

6. Acquisti in-app e abbonamenti

I pagamenti sono elaborati dall’Apple App Store su iPhone e iPad, oppure da Google Play sui dispositivi Android. L’app utilizza le informazioni di acquisto e ripristino fornite dallo store, come il prodotto acquistato e i dettagli della transazione, per abilitare le funzioni spettanti. Su iPhone e iPad, l’app legge inoltre sul dispositivo la cronologia verificata degli acquisti App Store per verificare l’idoneità a un omaggio Business offerto ai precedenti abbonati a Togli la pubblicità. Non riceviamo i dati della tua carta di pagamento. Per gli acquisti e il ripristino è necessaria una connessione Internet.

Gestisci o annulla gli abbonamenti nelle impostazioni del tuo Account Apple (iPhone/iPad) oppure in Google Play → Pagamenti e abbonamenti → Abbonamenti (Android). Consulta l’Informativa sulla privacy di Apple e le Norme sulla privacy di Google.

7. Conservazione, eliminazione e assistenza

I dati locali restano sul dispositivo finché non li elimini. Impostazioni → Elimina camere e soggiorni rimuove solo camere e soggiorni; non rimuove spese, prenotazioni anticipate, veicoli e noleggi, servizi, personale né i file delle foto dei documenti d’identità. Quando è in uso la sincronizzazione LAN, tale eliminazione raggiunge anche i dispositivi associati alla loro successiva sincronizzazione. Puoi eliminare una singola foto di un documento d’identità o di una ricevuta dalla scheda a cui è allegata, nonché modificare o eliminare altri dati nell’app. La disinstallazione dell’app rimuove tutti i suoi dati locali da quel dispositivo.

File esportati, backup, backup del dispositivo e copie sincronizzate su altri dispositivi devono essere eliminati separatamente. L’eliminazione dell’app non annulla un abbonamento App Store o Google Play.

Se scrivi all’assistenza via e-mail, riceviamo i dati di contatto e i contenuti che invii e li utilizziamo per rispondere alla tua richiesta. Rimuovi da screenshot o allegati i numeri dei documenti d’identità degli ospiti, le foto dei documenti, i dati di pagamento e altri dati personali non necessari, e non inviare mai un file di backup che contenga dati degli ospiti. Conserviamo la corrispondenza con l’assistenza solo per il tempo necessario a gestire la richiesta e ad adempiere agli obblighi di conservazione applicabili.

8. Minori, modifiche e contatti

Si tratta di uno strumento professionale per la gestione di strutture ricettive, non di un servizio rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali di minori. Gli aggiornamenti della presente informativa saranno pubblicati in questa pagina con una data aggiornata.

Per domande sulla privacy o richieste di assistenza: support@nkktech.com · NKKTECH GLOBAL PTE. LTD.