Quản lý tiền cọc, công nợ và bàn giao ca nhà nghỉ.

Phòng có khách chưa có nghĩa đã thu đủ tiền. Tiền cọc nhận hôm nay có thể dành cho lượt ở tuần sau. Tách rõ các khoản này giúp chủ khách sạn và nhà nghỉ dễ đối chiếu cuối ca.

1. Tách tiền phải thu và tiền đã nhận

Tổng tiền lượt ở là tiền phòng cộng dịch vụ, phụ thu và các điều chỉnh. Tiền thực thu là tiền đã nhận. Công nợ là phần còn phải thu. Tiền cọc là một khoản thanh toán, không phải phụ thu cộng thêm vào giá phòng.

500.000đ đã nhận không được cộng lần nữa vào tổng tiền phòng. Ghi mỗi lần nhận tiền một lần, kèm ngày và phương thức thanh toán để ca sau kiểm tra được.

2. Kiểm tra công nợ trước khi trả phòng

1. Xác nhận ngày ở, giá phòng và dịch vụ phát sinh.
2. Đối chiếu tiền cọc, các lần thanh toán và khoản hoàn tiền đã ghi nhận.
3. Xử lý số tiền còn thiếu theo quy định của cơ sở.
4. Lưu hóa đơn hoặc hồ sơ lượt ở rồi hoàn tất trả phòng.

Nếu cho khách thanh toán sau, ghi rõ thỏa thuận và khoản còn nợ. Chỉ ghi đã thu khi thực sự nhận tiền.

3. Bàn giao tiền mặt cùng với tình trạng phòng

Đếm tiền mặt riêng với tiền chuyển khoản và thẻ. Số tiền mặt dự kiến bằng tiền đầu ca cộng tiền mặt nhận trong ca, trừ hoàn tiền và chi tiền mặt. So sánh với số đếm thực tế và ghi lý do chênh lệch.

• Tiền mặt thực tế và khoản chênh lệch cần xử lý.
• Khách sắp đến và tiền cọc đã nhận.
• Khách còn nợ hoặc có phụ thu chưa thống nhất.
• Hoàn tiền, hủy phòng và phòng cần bảo trì.
• Người giao, người nhận và thời điểm bàn giao.

4. Áp dụng quy trình trong Room Manager

Tạo phòng và giá, ghi đặt phòng hoặc lượt ở, sau đó ghi tiền cọc và từng lần thanh toán khi nhận tiền. Đối chiếu số dư với báo cáo. Công cụ nhân viên và ca trực thuộc Business; kiểm tra quyền lợi hiện hành trong app và hướng dẫn đúng phiên bản đang dùng.

Sao lưu hồ sơ định kỳ bằng công cụ trong gói của bạn. Đồng bộ trong mạng nội bộ hỗ trợ các máy đã ghép nối, không thay thế một bản sao lưu riêng.

Bắt đầu bằng một lượt ở mẫu. Kiểm tra tiền phòng, cọc và khoản thanh toán cuối với sổ hiện tại trước khi chuyển sang vận hành hằng ngày.

Tìm hiểu Room Manager

Đây là ví dụ vận hành, không phải hướng dẫn kế toán hay thuế. Áp dụng quy định của cơ sở và yêu cầu tại địa phương.